行政支援サービス事業本部｜事業管理ユニット｜業務管理・総務

必須

• 次のいずれか

  • 総務業務の実務経験
  • 営業事務、管理事務等における業務管理や社内調整の経験
  • 経理、労務、法務など管理部門での実務経験
  • 契約書、証憑、申請書類等の管理経験
• 基本的なPCスキル
• ∟Excel、Word、Google Workspace等を使用した業務経験
• 複数の業務を整理し、期限を意識しながら進められる方
• 社内外の関係者とコミュニケーションを取りながら業務を進めた経験
• ※総務経験3～5年程度の方を主なイメージとしていますが、年数のみで判断することはありません

歓迎

• 以下のような経験または近しい経験がおありの方

  • 中小企業等で、総務業務を幅広く担当した経験
  • 契約書、文書管理、証憑管理の経験
  • 業務マニュアル、フロー等を作成した経験
  • 業務改善、業務標準化の経験
  • 派遣社員やアルバイトスタッフへの業務指示、管理経験
  • BPO、事務センター、事務局等での業務経験
  • オフィス移転、ファシリティ整備の経験

求める人物像

• 担当範囲を限定せず、必要なことを自ら考え、行動できる方
• 周辺情報から次に必要となることを想像し、先回りできる方
• 正確性を大切にしながら、スピード感を持って業務を進められる方
• イレギュラーが起きても、状況を整理して冷静に対応できる方
• 他部署や周囲のメンバーと円滑にコミュニケーションを取れる方

使用ツール

仕事内容

• BPM（ビジネスプロセスマネジメント）事業を展開する当社にて、官公庁・自治体から受託する行政BPO事業を支える、業務管理・総務担当としてご活躍いただきます。
• 行政BPOのプロジェクトでは、申請受付や審査などの業務だけではなく、契約書や各種証憑、事務局運営に関する文書を適切に管理し、必要なタイミングで正確に提出できる状態を維持することが重要です。
• 今回のポジションでは、文書・証憑管理を中心に、検査対応、契約書管理、派遣スタッフからの相談対応、業務フローやルール整備などを担当いただきます。
• 日常的な定型作業は派遣スタッフが中心となって行うため、本ポジションには単なる事務処理ではなく、イレギュラーが発生した際の判断や調整、業務全体が円滑に進む状態をつくる役割を期待しています。

具体的な業務

• 案件に関する各種文書、証憑の管理
• 事務局運営に関する書類管理
• 必要書類の不足、不備確認
• 年4回程度実施される検査に向けた資料、証憑準備
• 契約書管理
• 社内関係部署との確認、調整
• 派遣スタッフからの相談対応、作業指示
• イレギュラー発生時の状況整理、対応方針の検討
• 文書管理ルール、業務フローの整備、改善
• オフィス、備品等のファシリティ管理
• 事業所内のルール策定、周知、改善
• etc.

このポジションで期待していること

• 決められた作業を正確に行うことだけではなく、
• 「この書類は後から必要になるのではないか」
• 「この管理方法だと、検査時に確認が難しいのではないか」
• 「同じトラブルを防ぐためにルールを変えた方がよいのではないか」
• といったことを自ら考え、先回りして動いていただくことを期待しています。
• すべてのケースにあらかじめルールが用意されているわけではありません。
• イレギュラーが起きた際には、過去の対応や契約内容、関係者から得られる情報などを整理しながら、必要に応じて上司や関係部署へ相談し、最適な対応を考えていきます。

おすすめポイント

• 総務として決められた業務を担当するだけではなく、事業運営に近い立場で、業務改善やルールづくりに関わることができます。
• 現在は、事業拡大に伴い、
• 文書管理方法
• 業務フロー
• チェック方法
• エスカレーションルール
• イレギュラー時の対応方法
• などについても、より良い運用に向けた整備を進めています。
• 完成された仕組みを運用するだけではなく、実際の業務を理解したうえで、「どうすればもっと正確に、効率的に、安全に業務を進められるか」から考えられる環境です。
• また、今後は新しいオフィス環境の整備も予定しており、ファシリティや社内ルールの設計にも携わっていただく想定です。
• 将来的には、ご本人の志向や適性に応じて、
• 総務
• 業務改善
• BPM／業務設計
• リスク管理
• 法務、契約管理
• プロジェクト運営
• などへキャリアを広げていくことも可能です。

配属予定チーム

• 派遣スタッフ6名程度と一緒に業務を進めていただきます。
• 日常的な事務作業については派遣スタッフが中心となって担当し、本ポジションでは、スタッフからの相談対応や判断、業務全体の進捗管理、改善等を担っていただきます。
• 入社後は上長（部長）のもと、既存業務の引き継ぎからスタートし、徐々に担当領域を広げていただく予定です。