部内総務・コンプアイアンス業務担当者 (業務管理補助者)

必須

• 事業会社での事務実務経験5年以上（進捗管理、資料作成、社内調整の経験）
• 英語でのメール・チャットの読み書きができるレベル（目安：TOEIC600点程度）

歓迎

• 総務／法務／コンプライアンス部門での実務経験
• 金融機関での業務経験
• Excelでの関数活用（VLOOKUP／XLOOKUP、ピボット、基本的な関数による集計）

求める人物像

• 期限を守り、正確性にこだわりながら自律的に業務を進める方
• 多国籍メンバーとのコミュニケーションに抵抗がない方（英語での連絡・会議参加あり）
• 業務の型化・見える化・改善を継続的に推進できる方

使用ツール

部の紹介、概要

• ホールセールIT部は主にホールセール部門のフロントオフィスが使用するシステムの開発、保守、運用サポートを提供しております。NY、ロンドン、上海、ポワイ、香港、シンガポールの各拠点と密に連携して業務を行うグローバルな組織です。英語がメイン言語となっており多国籍の社員が在席していることが大きな特色です。また、派遣・常駐者を含めると250人を超える人員体制となっております。

募集背景

• 組織内の欠員補充に伴う募集です。引継ぎ体制を整えており、既存の運用をスムーズに継承しつつ改善を推進いただきます。引継ぎ期間・資料の用意があり、入社後1〜2か月は現担当が伴走します。

所属組織

• ホールセールIT部はホールセール部門の主にフロントオフィスが使用するシステムの内製開発、保守、運用サポートを提供しています。IT技術者を先頭に、プロジェクトマネジャー、運用保守管理担当などテクノロジーを専門とするプロフェッショナル集団です。NY、ロンドン、上海、ポワイ、香港、シンガポールの各拠点と密に連携してグローバルに業務を行っており、在籍するスタッフの国籍も多様です。そのためほとんどのコミュニケーションは英語で行われています。社内でも上位規模の部署で、約190名の社員が所属しています。そのうち約90％は中途採用です。管理職・非管理職の割合はおおよそ管理職40％、非管理職60％の構成です。派遣や請負契約の常駐者を含めると全体で常時250人を超える人員体制です。

業務内容

• 総務・コンプライアンス責任者のもと、以下の運用を担当します。
• 社内ルール／法令・規制の部内展開（告知文作成、英語併記、Q&A対応）
• 定常業務の進捗管理（月次・四半期のチェックリスト運用、担当者調整、フォロー）
• コンプライアンス報告資料の作成（遵守状況、監査対応、是正計画）
• 労務管理関連のレポート作成（勤怠・残業・有休取得等の集計と傾向分析）
• 従業員の個人証券取引（パーソナルアカウント）に関する管理補助（申請・承認・モニタリング、インサイダー防止）
• 行動規範推進（研修運営、eラーニング受講管理、実施レポート）
• 既存業務の効率化（Excel関数・テンプレート化、ワークフロー改善、ツール導入提案）

使用ツール例

• Excel／PowerPoint／Confluence／Jira／Teams／Outlook

特徴

• 日本国内にフォーカスした職務ですが、外国籍部員比率が高く日本にいながら国際的な環境で業務を行います。IT部門に所属するその他IT部署の総務・コンプライアンス担当者と連携しながら業務を行います。