総務企画・コーポレート管理

必須

• 以下いずれかの経験をお持ちの方

  • 事業会社における総務・管理部門での実務経験
  • 固定資産・備品・車両等の資産管理経験
  • PC・スマートフォン等のIT資産管理経験
  • オフィス・店舗等のファシリティ管理経験
  • Excel／Googleスプレッドシート・AI等を用いた管理経験
  • 社内の複数部署や外部業者との調整経験
  • 日常業務だけでなく、業務改善にも関心を持って取り組める方

歓迎

• 複数拠点・多店舗を持つ企業での総務経験
• グループ会社を含む総務管理経験
• 固定資産・備品等の棚卸し・管理経験
• 数十台以上の社用車管理経験
• 自動車保険・企業保険等の管理経験
• PC・スマートフォン等のIT資産管理経験
• オフィス移転・新規拠点開設経験
• ファシリティマネジメント経験
• リース会社・通信キャリア・保険代理店等との折衝経験
• 業務改善・BPR経験
• 総務領域におけるDX・システム導入経験
• マニュアル・社内ルール等の作成経験
• ベンダーマネジメント経験
• 購買・コスト削減施策の企画経験
• BCP・防災等に関する実務経験
• チームリーダー・マネジメント経験

求める人物像

• 実務と改善の両方を楽しめる方
• 現場の状況を理解しながら仕組みを考えられる方
• 細かな管理を丁寧・正確に行える方
• 物事を整理し、分かりやすく仕組みに落とし込める方
• 複数の関係者との調整を円滑に進められる方
• 担当領域に閉じず、会社全体を見ながら行動できる方
• 「もっと良くするにはどうすればよいか」を考えることが好きな方
• 会社や組織の変化を前向きに楽しめる方

使用ツール

募集背景

• アーキテックスグループでは、住宅・不動産を中心に複数の事業を展開し、事業領域・グループ会社・拠点・従業員数の拡大を続けています。
• 組織の成長に伴い、社用車やPC・スマートフォン、オフィス・店舗、備品、固定資産、各種保険など、グループ全体で管理する対象も年々増加しています。
• 今後さらに事業成長を進めていくため、日常的な総務業務を安定して運営するとともに、グループ全体を見渡しながら、より効率的で分かりやすい管理方法や業務フローを構築していきたいと考えています。
• そこで今回、これまでの総務・管理部門での経験を活かしながら、実務と業務改善の両面からコーポレート基盤づくりを担っていただける方を募集します。
• 既存メンバーや各部門と連携しながら、経験・得意領域に応じて担当範囲を広げていただくポジションです。

ポジションのミッション

• 本ポジションのミッションは、グループの事業活動を支えるさまざまな経営資源について、
• _「適切に管理されている」_
• _「必要なときに必要なものが利用できる」_
• _「状況を把握できる」_
• _「事業が拡大しても運用できる」_
• 状態をつくることです。
• 日常的な総務業務を担当するだけではなく、業務を通じて見えてくる課題について、
• _「現状把握 → 課題整理 → 仕組みづくり → 運用 → 改善」_
• まで関わっていただくことを期待しています。
• 将来的には、グループ全体の総務・資産管理領域について、企画・改善をリードする役割を目指していただけます。

主な業務内容

• 経験・スキルに応じ、以下の業務から担当いただきます。

1．固定資産・備品等の管理

• グループが保有・利用する各種資産について、関係部署と連携しながら適切な管理を行います。
• 固定資産・備品等の管理
• 固定資産台帳と現物の照合・棚卸し
• 購入・移動・除却・廃棄等に伴う管理
• オフィス家具・什器・備品等の管理
• 各拠点における資産管理状況の把握
• 経理部門との連携
• 管理ルール・管理方法の整備
• 資産管理に関する業務フローの改善
• ※会計上の固定資産計上・減価償却等については、経理部門と連携して対応します。

2．社用車・車両管理

• グループ各社・各拠点で使用する社用車について、適切な配置・維持管理を行います。
• 社用車管理台帳の整備・更新
• 車両購入・リース・入替・売却等の管理
• 入社・異動・組織変更等に伴う車両配置の調整
• 車検・点検・メンテナンス等の期日管理
• ETCカード・給油カード等の管理
• 駐車場契約・管理
• 事故・故障発生時の社内外との連携
• 車両利用ルールの整備
• 車両コストの可視化・適正化
• ディーラー・リース会社等との折衝

3．保険管理

• 事業活動に必要となる各種保険について、契約管理や更新業務を行います。
• 自動車保険等の契約管理
• 契約更新・変更手続き
• 車両変更等に伴う保険手続き
• 事故発生時の保険会社・代理店との連携
• 保険証券・契約内容の管理
• 保険代理店との折衝
• 補償内容・保険料等の適正化検討
• 経験に応じて、火災保険、施設賠償責任保険等、グループで加入するその他保険の管理にも関わっていただきます。

4．PC・スマートフォン等のデバイス・IT資産管理

• 社員が使用するPC・スマートフォン・モニター等について、情報システム担当と連携しながら管理します。
• PC・スマートフォン等の資産管理
• 入社に伴う端末・機器の手配
• 異動・退職等に伴う貸与・回収
• 在庫管理
• 故障・紛失等への対応
• 購入・リース・更新時期の管理
• 廃棄・データ消去等の管理
• 通信キャリア・各種ベンダーとの折衝
• デバイスコストの把握・適正化
• 管理方法・業務フローの改善
• ※システム開発やネットワーク構築等ではなく、主に資産・契約・オペレーション管理を担当します。

5．オフィス・店舗・ファシリティ管理

• グループ各社・各拠点が快適かつ安全に事業活動を行える環境を整備します。
• 本社・営業店舗・事業所等の施設管理
• オフィス・店舗の設備・什器管理
• 修繕・メンテナンス対応
• 電気・通信・セキュリティ等の契約管理
• オフィス環境の改善
• 新規出店・移転・レイアウト変更等の支援
• 賃貸借契約等に関する社内調整
• ビル管理会社・施工会社・各種業者との折衝
• 新拠点の開設や移転等が発生した際には、関係部門と連携しながらプロジェクトにも関わっていただきます。

6．購買・備品・ベンダー管理

• グループ内で使用する物品やサービスについて、適切な購買・契約管理を行います。
• 備品・消耗品等の購買管理
• 発注方法・購買ルールの整備
• ベンダー・外部委託先の管理
• 見積比較・条件交渉
• 契約更新時期等の管理
• グループ内での契約・購買の集約検討
• コスト削減・最適化施策の企画

7．安全管理・BCP等

• 従業員が安心して働ける環境を整えるため、総務領域における安全管理にも関わります。
• 防災用品・備蓄品等の管理
• 防災・避難訓練等の企画・運営
• 緊急連絡体制の整備
• BCPに関する運用支援
• 災害・事故等発生時の社内対応
• 各拠点における安全管理の支援

8．総務業務の企画・改善

• 本ポジションで特に期待している役割です。日常業務を担当する中で、グループ全体の業務がよりスムーズになる仕組みづくりを進めていただきます。
• 総務業務の棚卸し・整理
• 業務フローの可視化
• 管理台帳・管理方法の整理
• 申請・承認フローの改善
• 入社・異動・退職等と連動した管理フローの整備
• マニュアル・運用ルールの整備
• 定期チェック・棚卸し方法の設計
• Google Workspace等を活用した業務効率化
• 管理ツール・SaaS等の導入検討
• ベンダー・外部委託先の見直し
• コスト削減・業務効率化施策の企画
• グループ共通ルール・管理基準の整備
• 管理状況を把握するためのKPI・レポート等の整備
• 「管理すること」自体を目的とするのではなく、社員が本来の業務に集中できる環境を整え、会社の成長を裏側から支えることを大切にしています。

入社後のイメージ

• 入社～3ヶ月程度
• まずは既存メンバーと業務を行いながら、アーキテックスグループの事業や組織、各拠点、現在の総務業務について理解を深めていただきます。
• そのうえで、これまでの経験や得意領域を踏まえ、車両、固定資産、デバイス、保険、ファシリティ等から担当領域を持っていただくことを想定しています。
• 3～6ヶ月程度
• 担当領域について主体的に運用するとともに、より効率的・効果的な管理方法について改善を進めていただきます。
• 例えば、管理台帳の整理、更新・変更等の期日管理、業務フローの整備、ベンダーの見直し、各拠点との連携方法の改善、管理ツールの活用等について、既存メンバーと連携しながら取り組んでいただきます。
• 将来的には、担当する個別業務だけではなく、グループ全体を俯瞰し「事業成長に合わせて、総務機能をどう進化させるか」を考えられる存在になっていただくことを期待しています。
• 経験・志向に応じて、総務領域のリーダーや、コーポレートオペレーション全体の企画・改善を担うポジションへのステップアップも可能です。

このポジションの魅力

• アーキテックスグループでは、複数の事業・会社・拠点を展開しており、今後もさらなる成長を目指しています。会社の規模が大きくなるほど、総務には単なる事務処理ではなく、事業が円滑に動くための「仕組み」をつくる役割が求められます。
• 車両、固定資産、デバイス、オフィス、保険など、多岐にわたるコーポレート領域に関わりながら、自らのアイデアや経験を活かして仕組みを改善していけることが、この仕事の特徴です。
• 完成された環境を維持するだけではなく「これからの会社に必要な総務の仕組みをつくっていく」ことに面白さを感じる方に、ぜひ参画していただきたいと考えています。

想定ポジション

• 総務企画／コーポレート管理
• 経験に応じて、以下のようなポジションでの採用を検討します。
• 総務担当
• 総務企画
• 総務リーダー
• コーポレートオペレーション担当
• コーポレートオペレーション リーダー候補